IT SOURCING

Die 6 wichtigsten Schritte im IT Sourcing «Best Practices»

Wir begleiten und unterstützen unsere Kunden in allen Belangen von IT Beschaffungsvorhaben mit einer festgelegten Governance. Ein Schwerpunkt bildet dabei der Teilprozess IT Sourcing, welcher nachfolgend in Form der wichtigsten Schritte zusammengefasst ist.

Sourcing Strategy: Bei der Entwicklung einer IT Sourcing Strategy mit festzulegendem Betriebs Modell legen wir den Fokus auf:

Definition klarer Ziele: Gemeinsam identifizieren und formulieren wir klare Zielvorgaben für das Projekt
Analyse von Kernkompetenzen: Wir analysieren gemeinsam, welche Kernkompetenzen und Funktionen in der Organisation verbleiben
Berücksichtigung relevanter Rahmenbedingungen: Hier nehmen wir Bezug auf die relevanten Themen wie Regulatory Affairs, Compliance & Privacy, Assurance, Risk Management, Legal und IT
Identifizierung optimaler Betriebs Modelle: Unsere Expertise ermöglicht, die optimalen Modelle zu den den gegeben Anforderungen festzulegen
Festlegung der Wirtschaftlichkeit: Wir definieren die Grundlagen und Vorgaben zur Wirtschaftlichkeit des Business Cases

Proof of Feasibility: Unser Fokus liegt im festgelegten Ausschreibungsverfahren auf:

Realistische und zielgenaue Anforderungen: Wir überprüfen, ob die Anforderungen klar und realistisch beschrieben sind und ob eine Nachschärfung erforderlich ist
Vorauswahl geeigneter Anbieter: Wir identifizieren Anbieter, welche die Anforderungen und Zielsetzungen erfüllen
Sicherheit & Effizienzsteigerung des Ausschreibungsprozesses: Wir prüfen, mit welchen Massnahmen mehr Sicherheit im Evaluationsverfahren erreicht werden kann (ggf. Verkürzung des Prozesses)
Verstärkung der Verhandlungsposition: Wir entwickeln Argumente, die unsere Verhandlungsposition stärken und dazu beitragen, optimale Ergebnisse anvisieren zu können

Negotiation and Contracting: Hier legen wird den Schwerpunkt auf die Verhandlungsführung mit Risikobewertung, Due Diligence (fallweise) sowie der Vertragsausgestaltung:

Festlegung der Verhandlungsstrategie: Wir legen klare Schlüsselelemente und mögliche Optionen im taktischen Verhalten und der Verhandlungsstrategie fest und verankern zu Beginn ein Eskalationsverfahren
Unmissverständliche vertragliche Bestimmungen: Wir optimieren die Vertragsausgestaltung und den Ablauf durch eine festgelegte Vertragsarchitektur, ohne jedoch Zugeständnisse machen zu müssen

Transition & Transformation: In diesen zwei Phasen legen wir mit einer Grundhaltung den Fokus auf «wie kann das vereinbarte Modell bezüglich Qualität, Leistung und Relationship verbessert werden», ohne die Vertragserfüllung ausser Acht zu lassen:

Aktive Governance: Wir stellen die Einhaltung und Überwachung einer gelebten Governance sicher
Kontinuierliche Überwachung und Einhaltung von SLAs: Wir überwachen fortlaufend die Einhaltung der vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) und anderer definierter Leistungen
Risikomanagement und Änderungen: Wir bewerten potenzielle Risiken, führen effektive Änderungsmanagementprozesse durch und behandeln kommerzielle Themen, um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen
Zufriedenheitsbewertung der Stakeholder: Wir führen regelmässige Zufriedenheitsbewertungen unserer Stakeholder durch, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen und Erwartungen erfüllt werden

Renewal process: Vor Vertragsablauf ist eine frühzeitige Planung vorzusehen, um das aktuelle Sourcing Modell zu überprüfen sowie eine fundierte Verhandlungsposition für eine mögliche Verlängerung oder einen Anbieterwechsel zu sichern. Folgende Themenfelder sind zu adressieren:

Zielerreichung im aktuellen Modell: Wurden die ursprünglich festgelegten Ziele erreicht und wie bewerten dies die Stakeholder heute
Erforderliche Verbesserungen beim aktuellen Anbieter: In welchen Bereichen, einschließlich Kostenaspekten, sind Verbesserungen bei einem Verblieb erforderlich
Verfügbarkeit von Handlungsoptionen: Existieren angemessene Handlungsoptionen mit Kostenabschätzungen für einen allfälligen Anbieterwechsel
Risikoeinschätzung für einen geordneten Ausstieg und Übergang: Welche Risiken sind im Falle eines geordneten Ausstiegs und planbaren Übergangs abschätzbar

Ziele ohne Massnahmen sind ein Tagtraum. Massnahmen ohne Ziele sind ein Alptraum. Wer Erfolg haben will, darf keine Angst haben, Fehler zu machen.

Wir verstehen und sprechen Ihre Sprache und schaffen das notwendige gemeinsame Verständnis.